Mängelprotokoll: so wird’s gemacht!

Aktualisiert am 27. Januar 2023 von Ömer Bekar

Wenn in Ihrer Wohnung ein Mangel aufgetreten ist, sollten Sie Ihren Vermieter in Ihrem eigenen Interesse möglichst schnell davon in Kenntnis setzen. Denn zum einen kann sich Ihr Vermieter nur um die Mängelbeseitigung kümmern, wenn ihm der Schaden bekannt ist. Je früher Sie Bescheid geben, desto besser stehen also die Chancen, dass der Mangel zügig behoben wird.

Zum anderen können Sie keine weitergehenden Rechte geltend machen, wenn Sie sich mit der Mängelanzeige Zeit lassen. Schlimmstenfalls riskieren Sie sogar, dass der Vermieter Schadensersatz von Ihnen verlangt. Warten Sie deshalb mit dem Mängelprotokoll nicht zu lange!

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Sehr geehrte/r Frau/Herr (Vermieter), hiermit setze ich Sie über folgende/n Mangel/Mängel in der von mir gemieteten Wohnung in Kenntnis: ___ (Hier beschreiben Sie möglichst präzise, wo welche Mängel vorliegen und wie sie sich auf Ihre Wohnsituation auswirken. Haben Sie Fotos vom Schaden, weisen Sie darauf hin und legen Sie die Bilder bei.) ___ Gemäß § 535 BGB sind Sie als Vermieter dazu verpflichtet, während der Mietdauer einen Zustand zu gewährleisten, der den vertragsgemäßen Gebrauch der Mietsache ermöglicht. Daher fordere ich Sie dazu auf, den/die oben beschriebenen Mangel/Mängel bis zum ___ (Datum) ___ zu beseitigen. Da der Mangel/die Mängel erheblich sind, ergibt sich gemäß § 536 BGB das Recht auf Mietminderung. Sollte die Frist ergebnislos verstreichen, werde ich ohne weitere Ankündigung von diesem Recht Gebrauch machen. (Oder: Bis zur Mängelbeseitigung werde ich deshalb die Miete um ___ % mindern. / Bis zur Mängelbeseitigung bezahle ich deshalb ___ % der Miete nur unter Vorbehalt.) Für Rückfragen sowie für eine Besichtigung und Besprechung vor Ort stehe ich selbstverständlich zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen

Dies ist ein Beispiel. So könnte Ihr Schreiben aussehen.

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Schimmel, kaputte Fenster, Heizungsausfall, Lärm aus der Nachbarwohnung: In einer Wohnung können die verschiedensten Mängel auftreten. Doch als Mieter müssen Sie gravierende Mängel nicht hinnehmen. Denn Sie haben einen Anspruch darauf, dass sich Ihre Wohnung in einem ordentlichen Zustand befindet.

Sie dürfen erwarten, dass Sie Ihre Wohnung so nutzen können, wie es im Mietvertrag vereinbart ist. Andernfalls muss der Vermieter die Mängel beseitigen. Tut er das nicht, können Sie die Miete mindern.

Allerdings müssen Sie Ihrem Vermieter zuvor die Chance geben, die Schäden zu beheben. Das wiederum setzt voraus, dass er überhaupt von den Mängeln weiß. Schließlich kann er nur dann reagieren, wenn ihm bekannt ist, dass Schäden vorliegen. Um Ihren Vermieter zu informieren, zeigen Sie ihm die Schäden in einem Mängelprotokoll an. Und wie Sie so ein Mängelprotokoll schreiben, erklären wir in diesem Beitrag.

►Textmuster für ein Mängelprotokoll

Der genaue Wortlaut Ihrer Mängelanzeige richtet sich natürlich immer nach dem Schaden, der bei Ihnen vorliegt. Als Hilfestellung haben wir aber ein allgemeines Textmuster vorbereitet, an dem Sie sich orientieren können, wenn Sie Ihr Mängelprotokoll formulieren.

Wann liegt überhaupt ein Mangel vor?

Ein Mangel im Sinne des Mietrechts liegt dann vor, wenn der Ist-Zustand der Mietsache nicht mit dem Soll-Zustand übereinstimmt. Dabei ergibt sich der Soll-Zustand daraus, was im Mietvertrag vereinbart wurde.

Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Heizung ausfällt, sich ein Fenster nicht mehr öffnen oder schließen lässt, ein Raum feucht und schimmelig ist oder die Toilettenspülung nicht mehr funktioniert. Denn solche Mängel schränken Sie im vertragsgemäßen Gebrauch der Wohnung ein.

Aber auch Dinge, die von außen einwirken, können Mängel sein. Lärm, Gestank oder eine kaputte Beleuchtung im Keller sind Beispiele dafür. Gleiches gilt, wenn ein Nachbar das ganze Treppenhaus mit seinem Hausrat zustellt, so dass Sie kaum noch durchkommen. Solche Dinge zählen ebenfalls als Mängel, auch wenn sie sich nicht direkt in Ihrer Wohnung abspielen.

Nicht jeder Schaden ist ein Mangel!

Das heißt gleichzeitig aber auch, dass der Vermieter Mängel, die Sie bei der Übernahme der Wohnung kannten und akzeptiert haben, nicht beseitigen muss. Haben zum Beispiel ein paar Fliesen im Badezimmer Risse und hat Sie das nicht gestört, als Sie den Mietvertrag unterschrieben haben, können Sie im Nachhinein keinen Mangel daraus machen. Denn dass die Risse da sind, ist dann kein Schaden, sondern entspricht dem vertraglich vereinbarten Zustand der Wohnung.

Außerdem gibt es die sogenannten Bagatellmängel. Hat beispielsweise das Türblatt einer Zimmertür einen kleinen Kratzer, ist das eine Kleinigkeit, die Sie hinnehmen müssen. Dass der Vermieter deswegen die Tür austauscht, können Sie nicht verlangen.

Wann muss ich den Vermieter über den Mangel informieren?

Wenn Sie einen Mietmangel festgestellt haben, müssen Sie den Vermieter unverzüglich darüber informieren. Gleiches gilt, wenn ein Schaden auftritt, der es notwendig macht, dass Maßnahmen zum Schutz der Wohnung ergriffen werden.

Fällt zum Beispiel die Heizung aus, können Sie nicht vier Wochen abwarten. Sondern Sie müssen den Vermieter informieren, sobald Ihnen die kaputte Heizung auffällt. Unter Umständen müssen Sie den Vermieter sogar sofort telefonisch kontaktieren. Bei einem Wasserrohrbruch ist das beispielsweise so.

Dass Sie dem Vermieter einen Mangel zeitnah anzeigen müssen, hat zwei Gründe. Der erste Grund ist, dass der Vermieter seiner Pflicht zur Mängelbeseitigung nur dann nachkommen kann, wenn ihm der Schaden bekannt ist. Weiß er nichts von dem Mangel, kann er ihn auch nicht beheben. Deshalb müssen Sie dem Vermieter zuerst ein Mängelprotokoll zukommen lassen, bevor Sie andere Rechte auf die Beseitigung des Mangels wie eine Mietminderung geltend machen können.

Der zweite Grund ist, dass gerade die Mietminderung den Vermieter dazu bewegen soll, den Mangel zu beseitigen. Doch das setzt voraus, dass Sie den Vermieter informiert und ihm eine Frist zur Mängelbeseitigung gesetzt haben. Folglich haben Sie nur dann ein Recht auf Mietminderung, wenn der Vermieter ein Mängelprotokoll von Ihnen bekommen hat. Das hat der Bundesgerichtshof in einer Entscheidung bestätigt (BGH, Urteil vom 03.11.10, Az. VIII ZR 330/09).

In welcher Form muss ich den Mangel anzeigen?

Eine bestimmte Form ist für das Mängelprotokoll nicht vorgeschrieben. Sie können Ihren Vermieter also im persönlichen Gespräch oder telefonisch über den Mangel informieren. Genauso können Sie ihm eine E-Mail oder ein Fax schicken.

Allerdings empfehlen wir Ihnen, ein Schreiben aufzusetzen. Dieses Schreiben sollten Sie dann entweder per Einschreiben an den Vermieter senden. Oder Sie geben es persönlich ab und lassen sich den Empfang bestätigen. Denn im Zweifel müssen Sie nachweisen, dass Sie Ihren Vermieter rechtzeitig über den Mangel informiert hatten. Auch dazu gibt es ein Urteil vom Bundesgerichtshof (BGH, Urteil vom 05.12.12, Az. VIII ZR 74/12).

Bestreitet der Vermieter, dass Sie ihm den Mangel angezeigt haben, müssen Sie das Gegenteil beweisen. Behauptet der Vermieter, dass Sie den Mangel zu spät gemeldet haben, wird die verspätete Mängelanzeige vor Gericht wie eine nicht erfolgte Mängelanzeige gewertet. Auch in diesem Fall müssen Sie die Behauptung widerlegen.

Welche Anforderungen gelten für ein Mängelprotokoll?

Im Mängelprotokoll sollten Sie den oder die Mängel möglichst genau beschreiben. Der Vermieter muss aus Ihren Ausführungen entnehmen können, was genau Sie beanstanden, damit er entsprechende Maßnahmen einleiten kann.

Um Ihr Recht auf Mietminderung nicht zu untergraben, dürfen die Hürden zwar nicht übertrieben hoch sein. Möchten Sie zum Beispiel die Miete wegen Lärmbelästigung mindern, war es so, dass Sie früher ein Lärmprotokoll führen mussten. Darin musste über einen längeren Zeitraum präzise dokumentiert werden, wann genau und wie lange der Lärm bestand und wodurch er verursacht wurde. Inzwischen reicht es, wenn Sie erklären, um welche Art von Lärm es geht, wann er auftritt und wie er sich äußert (BGH, Urteil vom 29.02.12, Az. VIII ZR 155/11).

Ihr schriftliches Mängelprotokoll sollten Sie außerdem um weitere Nachweise ergänzen. Machen Sie also zum Beispiel Fotos von dem Mangel, dokumentieren Sie die Entwicklung, sammeln Sie Belege für Folgeschäden und suchen Sie sich Zeugen. So sind Sie auf der sicheren Seite, falls der Vermieter behauptet, dass gar kein nennenswerter Mangel vorlag, Sie Ihrer Anzeigepflicht zu spät nachgekommen sind oder Sie den Schaden selbst verursacht haben.

Wie kann ich meinem Anliegen Nachdruck verleihen?

Durch Ihr Mängelprotokoll haben Sie Ihre Anzeigepflicht erfüllt. Gleichzeitig haben Sie damit die Grundlage geschaffen, um Ihre Ansprüche auf Mängelbeseitigung durchzusetzen. Um Ihrem Anliegen mehr Gewicht zu geben, haben Sie mehrere Möglichkeiten.

Mietminderung

Liegt ein Mangel vor, der nicht unerheblich ist, haben Sie ein Mietminderungsrecht. Dabei kürzen Sie die Miete um einen bestimmten Prozentsatz. Die Minderung müssen Sie nicht ankündigen. Sobald Sie den Vermieter über den Mangel informiert haben, können Sie die Miete mindern.

Wie hoch ein angemessener Minderungssatz ist, lässt sich aber oft nur schwer beziffern. Es gibt zwar viele Urteile zu diesem Thema. Nur beziehen sie sich immer auf den Einzelfall. Insgesamt sind die Quoten jedoch oft viel niedriger, als vermutet. Lassen Sie sich deshalb im Zweifel von einem Anwalt oder Mieterverein beraten.

Mietzahlung unter Vorbehalt

Statt die Miete zu mindern, können Sie dem Vermieter erklären, dass Sie die Zahlungen unter Vorbehalt leisten. Dadurch überweisen Sie zwar weiterhin die volle Miete, zahlen einen Teil davon aber unter dem Vorbehalt, ihn zurückzufordern. Stellt sich heraus, dass die Mietminderung in der Sache und der Höhe angemessen war, muss Ihnen der Vermieter den vorbehaltlich gezahlten Mietanteil erstatten.

Zurückbehaltung der Miete

Ist die Frist, die Sie gesetzt haben, verstrichen und der Mangel noch immer nicht behoben, können Sie zusätzlich zur Mietminderung einen weiteren Teil der Miete zurückbehalten. Machen Sie von Ihrem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch, müssen Sie das dem Vermieter aber ausdrücklich mitteilen. Sobald der Mangel beseitigt ist, müssen Sie den zurückbehaltenen Mietanteil außerdem nachzahlen.

Das Zurückbehaltungsrecht ist als reines Druckmittel gedacht. Deshalb dürfen Sie es nur kurzfristig anwenden. Zeigt sich der Vermieter unbeeindruckt, verfehlt die Zurückbehaltung als Druckmittel ihren Zweck. Damit hat sich auch Ihr Recht darauf erübrigt.

Die Risiken

Sowohl die Mietminderung als auch die Zurückbehaltung bergen Risiken. Denn wenn sich herausstellt, dass Sie die Miete zu Unrecht oder zu hoch gekürzt haben, werden die Fehlbeträge wie ein Mietrückstand behandelt. Und wenn sich der Mietrückstand auf die Höhe von zwei Monatsmieten beläuft, kann der Vermieter Ihnen fristlos kündigen.
Haben Sie die Miete nur unter Vorbehalt bezahlt, entsteht kein Mietrückstand. Allerdings kann es schwierig werden, den Vermieter zu einer Erstattung zu bewegen.

Belassen Sie es deshalb zunächst beim Mängelprotokoll. Oft reicht das schon aus, um den Vermieter dazu zu bringen, die Mängel zu beseitigen. Und bleiben Sie gesprächsbereit. Genauso wie Ihnen ist den meisten Vermietern an einem guten und friedlichen Mietverhältnis gelegen. Niemand möchte gerne vor Gericht stehen, wenn die Sache auch anders gelöst werden könnte.

Stellt sich der Vermieter stur, wird Ihnen nur eine Klage bleiben. Spätestens dann sollten Sie sich aber Unterstützung von einem Anwalt oder Mieterverein holen.